Polityka prywatności TIRPilotPro

0. Informacje o dokumencie

POLITYKA PRYWATNOŚCI TIRPILOTPRO — WERSJA ROBOCZA.

Operator usługi: STREFA OXYGEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Zielonogórska 31/54, 41-218 Sosnowiec, Polska, KRS 0000945099, NIP 6443564590, REGON 520938057, kapitał zakładowy 5 000 PLN. Operator świadczy usługę na podstawie licencji udzielonej przez właścicieli praw do TIRPilotPro: Paweł Kalicki i Robert Zachariasz. Właściciele nie są operatorem usługi, a Operator nie jest właścicielem praw do TIRPilotPro.

• TODO: Wersja dokumentu: TODO.
• TODO: Data wejścia w życie: TODO.

1. Kto jest administratorem — podział ról

W TIRPilotPro dane nie mają jednego administratora. Rola zależy od procesu:

• A) Administratorem jest STREFA OXYGEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Zielonogórska 31/54, 41-218 Sosnowiec, Polska, KRS 0000945099, NIP 6443564590, REGON 520938057, kapitał zakładowy 5 000 PLN w zakresie: kont użytkowników, obsługi usługi, kontaktu i reklamacji, rozliczeń z Klientami, bezpieczeństwa Platformy, własnej analityki (wyłącznie po uzyskaniu zgody), obowiązków prawnych Operatora oraz dochodzenia i obrony przed roszczeniami.
• B) Klient (firma transportowa) jest administratorem danych, które wprowadza do swojego Konta Firmy lub które są pozyskiwane na jego polecenie: danych kierowców i pracowników, kontrahentów i osób kontaktowych, danych GPS, danych zleceń, dokumentów CMR/POD, danych czasu pracy i rozliczeń kierowców. W tym zakresie Operator działa jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia (DPA).
• C) Procesy o rolach wymagających rozstrzygnięcia: baza parkingów i zgłoszenia społeczności kierowców (treści widoczne dla innych użytkowników), wsparcie techniczne z wglądem w Konto Firmy, statystyki zbiorcze.

• TODO: Potwierdzić dedykowany e-mail kontaktowy Operatora i e-mail do spraw prywatności oraz sąd rejestrowy (dane rejestrowe Operatora są uzupełnione).
• TODO: Rozstrzygnąć rolę Operatora dla bazy parkingów, zgłoszeń i opinii kierowców (administrator samodzielny czy współadministrator z Klientem).
• TODO: Inspektor Ochrony Danych nie został wyznaczony. Jeśli Operator go wyznaczy — dodać dane kontaktowe.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od tego, jak korzystasz z Platformy:

• Konta: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, rola w firmie, nazwa firmy, NIP, zdjęcie profilowe (opcjonalnie).
• Bezpieczeństwo: historia logowań (udane i nieudane), metoda logowania, powód nieudanego logowania, informacje o nowym urządzeniu, adres IP w logach bezpieczeństwa, dane przeglądarki, zdarzenia 2FA (w tym użycie kodów zapasowych), zaufane urządzenia, blokady kont, zdarzenia bezpieczeństwa, działania administratorów, audyt zmian.
• Kierowcy (w Koncie Firmy): numer karty kierowcy, dane czasu pracy z tachografu, rozliczenia, diety, potrącenia.
• Lokalizacja (w Koncie Firmy): pozycje GPS, trasy, geofence, wjazdy i wyjazdy ze stref, wizyty na parkingach.
• Dane operacyjne (w Koncie Firmy): zlecenia, kontrahenci, osoby kontaktowe, dokumenty CMR i POD oraz ich skany, zdjęcia pojazdów, incydenty, zgłoszenia SOS, wiadomości.
• Finanse: faktury, płatności, dane potrzebne do obsługi rozliczeń, windykacja.

3. Cele i podstawy prawne — gdy administratorem jest Operator

• Utworzenie i obsługa konta oraz świadczenie usługi TIRPilotPro (imię, nazwisko, e-mail, telefon, rola, dane firmy, NIP) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Zarządzanie użytkownikami Konta Firmy — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
• Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom (logi logowań, adres IP, dane przeglądarki, zdarzenia 2FA, blokady kont, audyt) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: ochrona Platformy i użytkowników).
• Rozliczenia, płatności i obowiązki podatkowe oraz rachunkowe Operatora — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Kontakt, obsługa zgłoszeń i reklamacje — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dochodzenie i obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Własna analityka odsłon i Google Analytics — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na kategorię „Analityczne”). Bez zgody żadne dane analityczne nie są zbierane. Zgodę można w każdej chwili cofnąć przyciskiem „Ustawienia cookies”; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4. Własna analityka odsłon

Własna analityka TIRPilotPro działa wyłącznie po zgodzie na kategorię „Analityczne”. Zapisywane mogą być:

adres odwiedzonej strony (pathname); parametry kampanii: utm_source, utm_medium, utm_campaign; strona odsyłająca (referrer); przeglądarka i system (user-agent); język przeglądarki; rozdzielczość ekranu; tpp_session_id — losowy identyfikator sesji karty; czas odsłony; identyfikator konta — wyłącznie jeżeli użytkownik jest zalogowany.

Nie zapisujemy: adresu IP w module własnej analityki, stałego identyfikatora urządzenia ani własnych cookies. tpp_session_id jest przechowywany w sessionStorage przeglądarki i nie jest własnym cookie — znika po zamknięciu karty.

Retencja: 12 miesięcy. Starsze rekordy są automatycznie usuwane. Po usunięciu konta identyfikator konta jest usuwany z wpisów, a wpis pozostaje anonimowy do końca okresu przechowywania. Dostęp mają wyłącznie administratorzy platformy.

5. Google Analytics

Używamy Google Analytics 4 (dostawca: Google) do statystyk odwiedzin strony. Identyfikator pomiarowy: G-Q1TSNW61NW.

Google Analytics jest uruchamiany dopiero po zgodzie na kategorię „Analityczne”. Po odmowie analityki nie jest uruchamiany. Po cofnięciu zgody wysyłanie danych jest zatrzymywane, a cookies Google Analytics są usuwane z przeglądarki.

Okres przechowywania danych Google Analytics: DO UZUPEŁNIENIA W PANELU GOOGLE ANALYTICS. Okres ten jest konfigurowany w panelu Google Analytics przez Operatora.

• TODO: Uzupełnić okres przechowywania danych po sprawdzeniu ustawienia w panelu Google Analytics.

6. Logi bezpieczeństwa

Logi bezpieczeństwa mogą zawierać: adres IP, informacje o przeglądarce, identyfikator użytkownika oraz informacje o zdarzeniu.

Retencja: do 365 dni. Automatyczne czyszczenie działa codziennie — rekord starszy niż 365 dni jest usuwany, a rekord mający dokładnie 365 dni jeszcze pozostaje.

Mechanizm obejmuje: historię logowań, zdarzenia 2FA, ogólne zdarzenia bezpieczeństwa, działania administratorów i audyt zmian. Nie obejmuje: aktywnych zaufanych urządzeń, aktywnych blokad kont ani aktywnych mechanizmów 2FA.

Dostęp: użytkownik ma dostęp do własnych odpowiednich informacji, a właściciel platformy — do logów administracyjnych i bezpieczeństwa zgodnie z uprawnieniami.

7. Dane przetwarzane w imieniu Klienta

W zakresie, w którym Klient decyduje o celach i sposobach przetwarzania, Klient jest administratorem, a Operator działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z Umową powierzenia (DPA). W Kontach Firmy przetwarzane są m.in.:

• dane kierowców i pracowników: imię, nazwisko, kontakt, zdjęcie profilowe (opcjonalnie), numer karty kierowcy, dane czasu pracy i aktywności z tachografu, rozliczenia, diety i potrącenia;
• dane lokalizacyjne: pozycje GPS z aplikacji kierowcy w trakcie realizacji trasy (a po uruchomieniu telematyki — z urządzeń telematycznych), trasy, geofence, wjazdy i wyjazdy ze stref, wizyty na parkingach;
• dane zleceń, kontrahentów i osób kontaktowych, dokumentów CMR/POD i ich skanów, zdjęć pojazdów;
• incydenty, zgłoszenia SOS, wiadomości w systemie;
• faktury, płatności, windykacja.

8. Odbiorcy danych i podmioty zewnętrzne

Dane mogą być przekazywane faktycznie używanym dostawcom (pełna tabela poniżej dokumentu):

• Lovable Cloud / Supabase — baza danych, logowanie, przechowywanie plików;
• Cloudflare — hosting aplikacji;
• Google — rozpoznawanie tekstu (Cloud Vision) oraz Google Analytics;
• dostawcy modeli AI za pośrednictwem Lovable AI Gateway (m.in. Google Gemini, OpenAI);
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail;
• Stripe — obsługa płatności;
• OpenFreeMap, OpenStreetMap (Nominatim, OSRM) oraz Amazon (dane wysokościowe mapy) — mapy, wyszukiwanie adresów i wyznaczanie tras;
• Firecrawl — pobieranie publicznych danych o drogach (bez danych osobowych);
• Autobahn GmbH — publiczne dane o ruchu drogowym (bez danych osobowych);
• Ministerstwo Finansów (KSeF) — dopiero po uruchomieniu funkcji, na polecenie Klienta;
• organy publiczne — wyłącznie gdy wymagają tego przepisy.

• TODO: Lokalizacje przetwarzania oznaczone w tabeli dostawców jako „DO POTWIERDZENIA” wymagają weryfikacji w umowach.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców (m.in. Google, OpenAI, Stripe, Resend, Cloudflare, Amazon) ma siedzibę w USA. Przekazanie danych może odbywać się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

• TODO: Zweryfikować dla każdego dostawcy podstawę transferu i region przetwarzania.

10. Funkcje jeszcze nieaktywne

Poniższe funkcje nie są obecnie aktywne produkcyjnie i nie stanowią bieżących sposobów przetwarzania danych. Są przygotowywane:

• KSeF — wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur;
• telematyka (integracje z urządzeniami GPS);
• integracje z programami księgowymi;
• publiczne API.

11. Okresy przechowywania

• dane konta — przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń;
• dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku podatkowego;
• logi bezpieczeństwa — do 365 dni (automatyczne codzienne czyszczenie, patrz pkt 6);
• własna analityka odsłon — 12 miesięcy od odsłony; starsze wpisy są usuwane automatycznie;
• Google Analytics — DO UZUPEŁNIENIA W PANELU GOOGLE ANALYTICS;
• dane w Kontach Firmy — zgodnie z decyzją Klienta i Umową powierzenia (DPA).

• TODO: Uzupełnić okres przechowywania w Google Analytics oraz okresy retencji pozostałych kategorii danych konta (TODO).

12. Automatyzacja i AI

Platforma wykorzystuje algorytmy i AI do funkcji pomocniczych (m.in. sugestie dyspozytorskie, ocena ryzyka opóźnienia, wykrywanie wyjątków, analiza czasu pracy, mapowanie importu). AI nie podejmuje automatycznie decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób — każda istotna decyzja wymaga zatwierdzenia przez człowieka (art. 22 RODO).

Dane przekazane przez użytkownika w zapytaniach do funkcji AI są przetwarzane przez dostawców modeli AI za pośrednictwem Lovable AI Gateway wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in.: szyfrowanie połączeń (TLS), kontrolę dostępu według ról (RBAC), separację danych Klientów na poziomie bazy danych (RLS), uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), zaufane urządzenia, logi bezpieczeństwa, audyt działań, szyfrowanie odpowiednich danych, kopie zapasowe, monitoring oraz izolację błędów modułów. Nie ujawniamy szczegółów technicznych, które mogłyby osłabić bezpieczeństwo systemu.

14. Prawa osób

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Prawa te nie są bezwzględne — RODO przewiduje wyjątki (np. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub dochodzenia roszczeń).

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Jeżeli Twoje dane przetwarza firma transportowa (np. jesteś jej kierowcą), z żądaniem zwróć się przede wszystkim do tej firmy — Operator pomoże jej je zrealizować.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

15. Kontakt w sprawach prywatności

Adres: STREFA OXYGEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Zielonogórska 31/54, 41-218 Sosnowiec, Polska

• TODO: CONTACT_EMAIL_TODO — dedykowany adres e-mail kontaktowy Operatora.
• TODO: PRIVACY_EMAIL_TODO — dedykowany adres e-mail do spraw prywatności.

Dostawcy i podmioty przetwarzające (struktura robocza)